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Paris-Jourdan Sciences Économiques - UMR8545


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PSE - UMR8545
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PSE - UMR8545 | PSE-EEP

Pour toutes missions à l’étranger nécessitant des vaccinations et/ou une trousse de secours ces dernières peuvent être prises en charge par la médecine de prévention. Veuillez contacter votre médecin prévention de votre tutelle de rattachement.

PSE-UMR8545

A- Avant la mission

Demande d’ordre de mission

Lorsque vous partez en mission, vous devez être muni d’une demande d’ordre de mission.

Pourquoi ?

Sur le plan administratif et juridique : afin de vous couvrir au regard des accidents du travail

Sur le plan financier, il permet de réserver les crédits nécessaires pour le remboursement des frais engagés par l’agent.

Comment procéder ?

Au moins 3 semaines avant le déplacement, vous devez établir une demande d’ordre de mission ci-joint en mentionnant bien :

  • le motif de la mission ;
  • les dates et lieux de la mission ;
  • les frais prévisibles.

Vous devez ensuite remettre votre ordre de mission dans le cadre de :

  • un séminaire : à votre correspondante séminaire qui les remettra à Béatrice HAVET
  • une mission forfaitaire (chercheur ; doctorant ; job market) : Béatrice HAVET

N’oubliez pas de le faire signer à Eliane MADELAINE.

Réservation du transport et hébergement

- Transport

Si vous souhaitez que PSE-UMR8545 réserve et paie directement votre moyen de transport, il vous suffit de le préciser lors de la remise de votre demande d’ordre de mission.

Les réservations et les commandes des billets de train ou d’avion s’effectuent via le marché national CNRS via le portail de réservation SIMBAD.

Sinon, vous pouvez réserver vos billets vous-même et être remboursé au retour.

- Hébergement

Si vous souhaitez que l’on réserve et paie directement votre hébergement (uniquement en France), il vous suffit de le préciser lors de la remise de votre demande d’ordre de mission.

Important : Afin de bénéficier de tarifs avantageux veuillez dans la mesure du possible :

  • effectuer votre réservation au moins 60 jours avant le départ,
  • prévoir la nuit du samedi au dimanche sur votre lieu de mission pour un séjour de courte durée.

B- Pendant la mission

Dans tous les cas, n’oubliez pas de conserver l’ensemble de vos factures et de vos titres de transport (billets électroniques ou non, cartes d’embarquement) afin de pouvoir obtenir vos remboursements.

C- Après la mission

Dès votre retour de mission, vous devez joindre un état de frais détaillé signé, votre RIB et le formulaire "Banks details".

Il est accompagné de toutes les pièces justificatives ORIGINALES des frais engagés, selon les prévisions de prise en charge :

  • pour le train : les billets ;
  • pour l’avion : une facture et la carte d’embarquement ;
  • pour les transports en commun (bus, métro, RER, navette) : les tickets ;
  • pour les taxis (uniquement depuis ou vers un aéroport, lorsque cela est justifié par l’absence de transport en commun) : les reçus ;
  • pour les frais d’inscription : un reçu à votre nom ;
  • pour les repas : les reçus.

ATTENTION : les reçus de cartes bleues ne constituent pas un justificatif.

Vous devez complétez avec précision dans l’état de frais le cadre réservé aux lieux, dates et heures de départ et d’arrivée.

Veuillez remettre l’ensemble des documents originaux à :

  • une mission forfaitaire (chercheur ; doctorant ; job market) : Béatrice HAVET ;

PSE-EEP

A- Avant la mission

Lorsque vous partez en mission, vous devez être muni d’un ordre de mission (demande 1 mois avant le départ) parce qu’il vous permet de bénéficier de l’assurance souscrite par l’École d’économie de Paris lors de vos déplacements en France ou à l’étranger.

L’assurance prendra alors en charge, le cas échéant :

  • le rapatriement (retour soit au domicile, soit dans un hôpital adapté proche du domicile) ;
  • les frais médicaux et d’hospitalisation engagés sur place, sous réserve que le bénéficiaire ait la qualité d’assuré auprès d’un organisme d’assurance maladie ;
  • un retour anticipé pour une hospitalisation de plus de 10 jours ou dans le cas d’un accident très grave.

En cas de vol ou de perte ou destruction de papier d’identité, de documents bancaires, ou de titres de transport, l’assurance conseille sur les démarches à accomplir (dépôt de plainte, oppositions, documents équivalents…) et peut, contre reconnaissance de dette, effectuer l’avance de fonds nécessaire au retour au domicile. Une assistance juridique à l’étranger par téléphone est disponible (conseil juridique collectivités : 04.42.37.63.45 du lundi au vendredi de 8h30 à 17h30).

Au moins 1 mois avant le déplacement, il vous faut établir une demande d’ordre de mission :

  1. compléter la demande d’ordre de mission en effectuant une estimation des dépenses remboursables sur justificatifs et leurs montants maximum de :
    • transport,
    • logement,
    • restauration,
    • autres.
  2. communiquer votre demande à Marie FONT afin qu’elle puisse la faire signer la demande d’ordre de mission à votre responsable hiérarchique, et la secrétaire générale Marie PHILIPON ou le directeur Pierre-Yves GEOFFARD de l’EEP ;
  3. remettre l’ordre de mission à Marie FONT à l’EEP qui le transmet à l’assurance.

Afin de faciliter la prise en charge des billets d’avion et de train par la fondation et de vous éviter d’avoir à avancer ces frais, nous avons conclu un accord avec l’agence de voyages 2A voyage qui nous offre des conditions avantageuses avec des frais très réduits.

Pour réserver un billet pris en charge par la comptabilité de PSE, je vous remercie donc de bien vouloir désormais passer par 2A Voyages en respectant la procédure suivante :

  • Envoyer votre mail de demande de billet à l’adresse suivante info AT 2avoyages.fr en stipulant toutes les informations nécessaires à la réservation (date, horaire, lieu …)
  • Préciser dans l’objet du mail : Ecole d’économie de paris/ votre prénom et nom/ le lieu de destination/ le budget concerné (exemple : Ecole d’économie de paris/Damien HERPE/Antananarivo/Fond d’activité BDF ou ANR Afristory ou 132 PRE)

Marie FONT devra obligatoirement être en copie de tous les mails adressés à 2A Voyages pour la réservation sinon celle-ci ne sera pas prise en compte. De plus, si la demande est faite par une personne n’étant pas le responsable du budget sur lequel sera imputée la facture, il est indispensable que Marie FONT ait reçu au préalable l’accord de celui-ci (un mail suffit).

La fondation sera alors facturée directement et aucune avance ne sera faite par le bénéficiaire du billet.

De ce fait, et sauf exception, il n’y aura donc plus de note de frais pour rembourser des billets de train ou d’avion.

B- Pendant la mission

N’oubliez pas de conserver vos factures ainsi que vos billets de transport originaux.

C- Après la mission

Dès votre retour de mission, vous devez remettre votre note de frais accompagnée des factures originales pour remboursement dans le cas :