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Paris-Jourdan Sciences Économiques - UMR8545


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PSE - UMR8545
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Organisation d’un colloque

Vous souhaitez organiser un séminaire ou un colloque. Une cellule colloque (colloque-pse@ens.fr) est à votre disposition pour vous aider lors des différentes étapes.

Placée sous la responsabilité de Eliane MADELAINE, cette cellule est composée de :

0. Trouver des financements

1. Obtenir l’accord de la direction

Tous les projets de colloque doivent être soumis au moins 6 à 12 mois (suivant la taille) avant à la direction de PSE-UMR8545 via Eliane MADELAINE.

Vous devez préciser votre projet :

  • le programme scientifique ;
  • le format (nombre de jours et de sessions, nombre de participants etc.) ;
  • le budget prévisionnel.

2. Consolider le budget du colloque

Au moins 6 à 12 mois avant votre colloque et dès que vous connaissez l’origine de vos crédits et leur montant, adressez-vous à la cellule colloque pour vous aider au montage de toute l’opération.

Une secrétaire sera désignée pour être votre interlocutrice pour l’organisation.

La cellule peut également vous aider à calculer le budget. Vous trouvez ci-dessous quelques valeurs unitaires :

Billet d’avion Etats-Unis 900 €
Billet d’avion Asie 1 200 €
Billet Europe 250 €
Nuit d’hôtel (UMR) 90/120 € maximum
Nuit d’hôtel (EEP) 160 €
Repas 35 €/personne/traiteur 9 €/personne/restaurant administratif ENS Pause café 5 €/personne

Dîner restaurant 50 €/personne Salle Cité U 800 €/jour

3. Organiser la logistique

La cellule colloque est à votre disposition pour l’organisation logistique.

Au moins 6 à 12 mois avant la tenue de votre colloque, veuillez adresser un courriel] en précisant :

  • le nombre de participants (en précisant le nom, le prénom et le courriel des participants) ;
  • le nombre d’invités pris en charge ;
  • la durée du colloque ;
  • le lieu du colloque ;
  • les types de prestations demandées (pause, repas, etc.).

Les types de demandes traités par la cellule colloque sont :

  • la réservation de salle(s)* : Jourdan gratuit | Cité U prévoir un budget ;
  • la réservation et mise en place de matériel vidéo et informatique ;
  • la réservation de chambres d’hôtels** ;
  • la préparation et l’impression du programme, de la liste des participants, etc. ;
  • la préparation et l’impression de la plaquette d’information, badges, etc. ;
  • la création du site Internet ;
  • la mise en ligne des informations (programme, textes en .pdf, etc.) ;
  • l’aide à la gestion des soumissions et des rapports sur les soumissions ;
  • l’accueil et le suivi logistique le jour de l’événement ;
  • le remboursement des frais de mission et d’hébergement après l’événement.

*Attention, étant donné la faible disponibilité des salles sur le Campus et les longs délais imposés par la Cité Universitaire, au moins trois mois complets avant la date du colloque sont nécessaires pour être efficace. Il en va de même, pour les réservations d’hôtel. En outre, les salles de Jourdan ne sont pas disponibles en période de concours (mi-juin-mi-juillet). ** Plus tôt les billets d’avion sont pris, moins ils coûtent cher (60 jours minimum avant le départ).

4. Annoncer votre colloque

Si vous le souhaitez, la cellule colloque peut :

  • s’occuper tout et en partie de l’annonce de votre colloque ;
  • vous apporter un soutien pour la création d’un site Internet dédié.

D’une manière générale, L’annonce de votre colloque passe par différentes étapes :

Première annonce, l’appel à communication

Adressé entre 6 et 12 mois avant la tenue du colloque, selon l’ampleur du public concerné, le courrier de pré-inscription lancera l’appel à communication autour du pré-programme récapitulant les différents thèmes du colloque.

Ce courrier donnera en outre les coordonnées du site Internet créé pour le colloque.

Courrier d’acceptation des communications

Ce courrier précise aux personnes ayant répondu à l’appel à communication :

  • l’acceptation ou le rejet de la proposition ;
  • le thème auquel est rattachée cette proposition qui n’est pas forcément celui suggéré par le proposant ;
  • le temps de parole accordé.

Deuxième annonce ou annonce définitive

Elle contient généralement :

  • le programme définitif ;
  • des informations générales sur le lieu du congrès, les moyens de transport et l’hébergement ;
  • la réservation hôtelière.
  • facultative, la deuxième annonce peut être confondue avec l’inscription définitive.

Fichiers adresses

Votre fichier d’adresses peut être constitué par vos soins ou vous pouvez l’obtenir :

  • auprès des organisateurs des réunions précédentes, si votre colloque est l’énième d’une série ;
  • auprès de sociétés savantes, si elles participent à l’organisation du colloque ;
  • à l’INRA, pour les chercheurs INRA ;
  • auprès des autres organismes de recherches français pour leurs chercheurs.

5. Gestion des communications

La gestion des propositions de communications orales ou affichées sera assurée par le comité scientifique ou par le comité de lecture qui en émane.

La cellule colloque peut vous apporter un soutien logistique si vous le souhaitez.

Celui-ci devra veiller non seulement à la qualité scientifique des propositions mais également à leur qualité éditoriale.

Soyez exigeant sur le respect des dates butoirs.

6. Invités

Vous aurez plusieurs types d’invités à prendre en charge :

  • les membres de vos comités ;
  • les conférenciers dont vous souhaitez vous assurer la participation.

Veuillez adresser les noms et les coordonnées de vos invités (nom, prénom, institution, adresse, courriel, date d’arrivée, date de départ) à la cellule colloque.