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Organisation d’un colloque

Vous souhaitez organiser un séminaire ou un colloque. Une cellule colloque est à votre disposition pour vous aider lors des différentes étapes.

Placée sous la responsabilité d’Ania LEFUR, cette cellule est composée de :

0. Trouver des financements

1. Obtenir l’accord de la direction

Tous les projets de colloque doivent être soumis au moins 6 à 12 mois (suivant la taille) avant à la direction de PSE-UMR8545 via Ania LEFUR.

Vous devez préciser votre projet :

  • le programme scientifique ;
  • le format (nombre de jours et de sessions, nombre de participants etc.) ;
  • le budget prévisionnel.

2. Consolider le budget du colloque

Au moins 6 à 12 mois avant votre colloque et dès que vous connaissez l’origine de vos crédits et leur montant, adressez-vous à la cellule colloque pour vous aider au montage de toute l’opération.

Une assistante administrative sera désignée pour être votre interlocutrice pour l’organisation.

La cellule peut également vous aider à calculer le budget.

3. Organiser la logistique

La cellule colloque est à votre disposition pour l’organisation logistique.

Au moins 6 à 12 mois avant la tenue de votre colloque, veuillez adresser un courriel en précisant :

  • le nombre de participants (en précisant le nom, le prénom et le courriel des participants) ;
  • le nombre d’invités pris en charge ;
  • la durée du colloque ;
  • le lieu du colloque ;
  • les types de prestations demandées (pause, repas, etc.).

Les types de demandes traités par la cellule colloque sont :

  • la réservation de salle(s) : Jourdan gratuit | Cité U prévoir un budget ;
  • la réservation de chambres d’hôtels ;
  • la préparation et l’impression du programme, de la liste des participants, etc. ;
  • la préparation et l’impression de la plaquette d’information, badges, etc. ;
  • la création du site Internet ;
  • la mise en ligne des informations (programme, textes en .pdf, etc.) ;
  • l’aide à la gestion des soumissions et des rapports sur les soumissions ;
  • l’accueil et le suivi logistique le jour de l’événement ;
  • le remboursement des frais de mission et d’hébergement après l’événement.

4. Annoncer votre colloque

La cellule colloque peut :

  • s’occuper tout et en partie de l’annonce de votre colloque ;
  • vous apporter un soutien pour la création d’un site Internet dédié.

Première annonce, l’appel à communication

Adressé entre 6 et 12 mois avant la tenue du colloque, selon l’ampleur du public concerné, le courrier de pré-inscription lancera l’appel à communication autour du pré-programme récapitulant les différents thèmes du colloque.

Ce courrier donnera en outre les coordonnées du site Internet créé pour le colloque.

Courrier d’acceptation des communications

Ce courrier précise aux personnes ayant répondu à l’appel à communication :

  • l’acceptation ou le rejet de la proposition ;
  • le thème auquel est rattachée cette proposition qui n’est pas forcément celui suggéré par le proposant ;
  • le temps de parole accordé.

5. Gestion des communications

La gestion des propositions de communications orales ou affichées sera assurée par le comité scientifique ou par le comité de lecture qui en émane.

La cellule colloque peut vous apporter un soutien logistique si vous le souhaitez.

Celui-ci devra veiller non seulement à la qualité scientifique des propositions mais également à leur qualité éditoriale.

Soyez exigeant sur le respect des dates butoirs.

6. Invités

Vous aurez plusieurs types d’invités à prendre en charge :

  • les membres de vos comités ;
  • les conférenciers dont vous souhaitez vous assurer la participation.

Veuillez adresser les noms et les coordonnées de vos invités (nom, prénom, institution, adresse, courriel, date d’arrivée, date de départ) à la cellule colloque.